Justamente, el acompañamiento es crucial para un mejor funcionamiento de un sistema administrativo, pero por lo regular “la consultoría es poco valorada, ya que se piensa que es innecesaria o cara, pero si se contrata desde un principio puede facilitar una correcta implementación y evitar gastos posteriores”, menciona Israel Coto, director de la Oficina en Ciudad de México de Microsip, empresa que comercializa y desarrolla sistemas administrativos para PyMes.
Es importante conocer los alcances del sistema administrativo que se contrató, hasta dónde puede llegar y qué resultados se esperan; además de conocer los procesos en la implementación en donde es importante el rol de un consultor como apoyo. Estos puntos deben considerar:
- Análisis de la situación actual de la empresa, entre ello las problemáticas
- Definir la metodología de operaciones, es decir, cómo funcionará el sistema en las diferentes áreas
- Instalación y configuración, así como la importación de saldos y catálogos, para hacer una simulación de operación, brindar capacitación y realizar la detección de puntos de mejora
- Apoyo del consultor durante la operación bajo el nuevo sistema administrativo puesto en marcha
- El seguimiento post venta, con soporte técnico necesario debido al crecimiento o nuevas prácticas de nuestra empresa
Por otro lado, se debe tener en cuenta las características que necesita tener un proveedor, las cuales indicarán conocimiento y experiencia en su labor:
- Profesionalismo
- Debe ser una empresa establecida
- Acotar su trabajo a un plan con cronograma visible
- Que se cumplan los acuerdos establecidos
- Considerar la medición de resultados
- Establecer indicadores sobre lo que se hace y se espera del proyecto y sus alcances
- Empatía
- Multidisciplinario, es decir, enfocarse tanto en la implementación como en los procesos operativos, multidisciplinario en diferentes áreas: contable, financiera, logística, distribución o comercial
- Que sea capaz de prever diversos escenarios con capacidad de resolver problemas inesperados o cuestiones no previstas
Si bien, implementar un sistema administrativo puede permitirle a la empresa tener un mejor control de los registros, es necesario solicitar la ayuda de un consultor que guíe y dé claridad para aprovechar al máximo las capacidades del sistema administrativo que se contrató, con el fin de que dicho sistema se ocupe de la administración y la información quede en manos de expertos.
