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Consejos para tener reuniones de trabajo efectivas

Sin importar el tipo de organización, las reuniones de trabajo son un importante elemento del día a día de las empresas a nivel mundial, ya que tienen como objetivo encontrar soluciones a los múltiples retos de las diversas áreas de operación. No obstante, ¿qué pasa cuando las reuniones no consiguen su objetivo y más que aprovechar el tiempo, se convierten en una distracción absoluta?

Para Héctor Sánchez, VP de ventas en BroadSoft para Latinoamérica, si sale mal, no sólo supone una pérdida de tiempo, sino también de dinero y esfuerzo. La realidad, en su opinión, es que existe un alto número de reuniones improductivas que se llevan a cabo en las empresas.

“En promedio, un trabajador invierte alrededor de 31 horas en reuniones improductivas al mes, lo que se traduce en una importante cantidad de dinero y de salarios invertidos en reuniones totalmente innecesarias”.

-¿Qué estrategias se pueden seguir que permitan el enfoque y eviten la pérdida de tiempo durante una reunión de trabajo?

-En primer ligar el considerar solamente a las personas necesarias, o lo que es igual a evitar invitar a reuniones a todos los miembros del equipo si no es realmente necesario. Sólo deberían asistir aquellos que sean importantes a la hora de tomar una decisión y aporten valor.

Si asisten todos, esto podría suponer una pérdida de tiempo para algunos y además la reunión podría alargarse más de lo necesario. Al final de la reunión, es recomendable notificar a través de una minuta y asignar tareas de cada persona involucrada y resumiendo lo más importante, a modo de recordatorio.

 Lo siguiente es enfocarse en temas concretos:, es decir, las reuniones eficaces y productivas se logran siendo conciso y claro. Seguir una agenda y establecer los objetivos específicos para quienes asistan a la reunión es primordial. Si durante la reunión surgen temas interesantes, no los obvie. Anote los detalles en algún documento que se pueda compartir y posteriormente asegúrese de mantener el documento actualizado conforme avanza la reunión.

El tercer aspecto, según Sánchez es el de mantener la “conexión” del equipo, ya que cualquier reunión virtual está expuesta a distractores. “Es decir, las personas suelen realizar múltiples tareas al estar frente a una computadora, sin poner toda su atención en la reunión. Es importante mantener a todos los elementos de un equipo involucrados y atentos realizando una reunión en vivo a través de videoconferencia y pantalla compartida”.

_Por último, es necesario, por no decir obligatorio, el finalizar con un recuento de las acciones. Como resultado de cualquier reunión se deben estructurar los pasos a seguir y las acciones concretas que se llevarán a cabo posteriormente. No hay que confiar plenamente en la memoria de los asistentes. Asignar actividades específicas calendarizadas para cada integrante del equipo mediante un documento al que todos los asistentes tengan acceso en el momento que lo necesiten es primordial.

 

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