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¡Inténtalo! La oficina sin papel es posible

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«En Kodak Alaris hemos acompañado a organizaciones de diferentes sectores a realizar un cambio: el de la oficina sin papel, lo cual implica digitalizar los documentos existentes, crear “tags” inteligentes para encontrar fácilmente la información clave en ellos y ayudar a poner en marcha nuevos flujos de trabajo donde las tareas que antes se hacían en papel pasen a hacerse digitalmente».

La frase anterior pertenece al director de esta empresa para América latina, Paulo Fernandez, quien agrega cinco beneficios tangibles que detectó en empresas que deciden hacer el cambio hacia la “oficina sin papel”:

  1. Optimización del uso del espacio: aunque es el más evidente, ¿sabe en realidad cuánto espacio ocupa en promedio el papel en las oficinas? Según la Asociación para el Manejo de la Información y las Imágenes, el papel ocupa en promedio 15,3% del espacio en las oficinas y al aplicar políticas de utilización de formatos digitales, este se reduciría a 7,4% lo cual generaría una disminución del 8% en los costos generales de oficina. La asociación señala que los archivos exclusivamente electrónicos dividen por dos el espacio necesario para almacenar papel en cinco años.
  2. Mejora la comunicación con el cliente (externo e interno): la respuesta rápida y acertada a los clientes se ha convertido en un factor clave para las organizaciones. No es un secreto que los consumidores actuales acuden a las redes sociales y a otros canales para reportar el buen o mal servicio y a pesar de que los call center están centralizados, es fundamental tener fácil acceso a correspondencia y documentos de los clientes para poder ofrecer respuestas acertadas. Por su parte, las áreas de Recursos Humanos necesitan contestar solicitudes y para esto deben consultar cartas, certificados y otros formatos. La digitalización inteligente, en vez de recurrir a archivos en papel se convierte en el mejor aliado en estos casos.
  3. Fácil acceso a los documentos y mayor movilidad de los empleados: la creciente tendencia hacia el teletrabajo da al empleado mayor flexibilidad y muchas veces mayor satisfacción laboral. Además de las soluciones de búsqueda inteligente de información digitalizada, hoy en día existen escáneres con aplicaciones que facilitan la transferencia de información a teléfonos inteligentes y tabletas y permiten a los usuarios compartir capturas de información de forma fácil, rápida, evitando errores y con la seguridad y privacidad que requiere la organización. La digitalización inteligente ayuda a hacer más eficiente el trabajo remoto permitiendo que el teletrabajo sea una realidad sin afectar el desempeño.
  4. Simplificación de procesos: en América Latina, no somos ajenos a procesos que pueden tomar días o inclusive semanas en completarse debido al “papeleo” que hace falta completar o recuperar; evitar “atascos” de información y poder movilizar los contenidos que llegan a la organización de manera eficiente es un gran motivo para dejar de lado el papel. El acceso a la información, poder compartirla fácilmente cuando sea necesario y responder rápidamente a los clientes al tener toda su historia a la mano son grandes beneficios.
  5. Ayuda al Medio ambiente: sin duda el mayor beneficio es para el planeta. La producción y consumo de papel destruye millones de árboles cada año. Las medidas que tomamos día a día ayudan, pero no son suficientes. Con la digitalización y administración de la información

Según Fernandes, la pregunta del millón es saber cuál es la mejor forma de eliminar el papel en las empresas.

-La respuesta es bastante simple: no dejándolo entrar. Un digital mailroom, por ejemplo, transforma toda la correspondencia que ingresa a formato electrónico y lo redirige automáticamente al área más adecuada. 

De igual forma, el software de reconocimiento puede capturar la información de un documento y vincularlo al sistema de procesamiento de la compañía. Por su parte, las comunicaciones de clientes a consumidores, ciudadanos, proveedores y socios pueden llegar a la compañía por otros canales como el correo, web, etc.

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